漢捷咨詢 孫豪亮
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一位年輕有為的炮兵軍官在上任后,到下屬的各部隊視察士兵訓練情況。年輕軍官在視察過程中,發(fā)現(xiàn)有幾個部隊在操練時都有一個共同的情況:炮兵把大炮安裝好后各就各位,但是在發(fā)炮操練中,總有一個士兵自始至終站在大炮的炮管下,紋絲不動,直到整個操練結(jié)束,這個士兵也沒有做任何事情。軍官覺得很奇怪,于是詢問:站在炮管下的這個士兵沒做任何動作,也沒什么事情,他是干什么的?年輕的軍官得到的答案是:操練條例就是這樣規(guī)定的。軍官帶著這個疑問回去查閱軍事條例,發(fā)現(xiàn)該條例制定的時代較為久遠,而且遵循的是用非機械時代的規(guī)則,當時站在炮管下的士兵的任務是拉住馬的韁繩(在那個時代,大炮是由馬車運載到前線的),以便在大炮發(fā)射后及時調(diào)整由于后座力產(chǎn)生的距離偏差,減少再次瞄準所需的時間?,F(xiàn)在的大炮自動化和機械化程度很高,早就不再需要這樣一個角色了。但是操練條例沒有及時調(diào)整,因而出現(xiàn)了“不拉馬的士兵”。這位年輕軍官的發(fā)現(xiàn),為部隊減少不必要的“非戰(zhàn)斗減員”,提高了部隊的作戰(zhàn)效率,使他受到了國防部的表彰。
為何會出現(xiàn)這“不拉馬的士兵”現(xiàn)象?無非是過時的操練條例不適應新環(huán)境帶來的變化,一方面是在條例應用環(huán)境變化時缺乏對舊有條例的重新解讀,不理解或者不愿意分析或者忽視了對舊有條例的設計依據(jù),直接機械的套搬舊有條例;另一方面則是缺乏日常條例操練問題的有效反饋及響應機制,士兵的盡職盡責,機械執(zhí)行下也許對條例提出了疑問,并反饋給了上級,但是并沒有得到有效的響應,軍隊強調(diào)執(zhí)行力,得不到響應及優(yōu)化也就繼續(xù)堅持。
筆者在近二十年的研發(fā)管理和咨詢過程中,發(fā)現(xiàn)類似的故事在企業(yè)研發(fā)管理中也是屢見不鮮。很多企業(yè)通過花費大力氣系統(tǒng)建設研發(fā)管理體系,建立起各種研發(fā)及管理流程,但是隨著時間的推移,管理體系越來越不堪重負,曾經(jīng)有一家企業(yè)老總在調(diào)研過程中發(fā)出這樣的感概:第一年流程體系運行良好,企業(yè)研發(fā)效率明顯提升,人員工作積極性也是顯著高漲,第二年流程體系有些地方不太適應新的變化,第三年則明顯感覺到大的退步,流程與實際情況有些出入,執(zhí)行起來流于形式。那么應該如何解決這個問題呢?在運作成熟的企業(yè),如華為、方太、Vivo等企業(yè),他們的解決方案是怎樣的呢?總的來說是要建立系統(tǒng)的流程優(yōu)化管理體系,可以從如下五個方面來著手建設:
首先要建立流程優(yōu)化部門。很多企業(yè)在自行或者引入咨詢公司建立流程體系后,就以為流程建設的事情已經(jīng)完成,流程建設時臨時成立的設計團隊解散,抽調(diào)的人員也就返回原來部門,但是企業(yè)內(nèi)外部的環(huán)境不是靜態(tài)不變的,今年適應的流程到了明年也許就會發(fā)生很大的變化,流程也應該隨之優(yōu)化調(diào)整。因此獨立的流程優(yōu)化部門是必須具備的,由其組織對流程的優(yōu)化工作。
其次是要明確各流程的OWNER。有些企業(yè)把流程優(yōu)化的責任交給流程優(yōu)化部門,由他們來進行流程的優(yōu)化,但是流程優(yōu)化部門不是流程的使用部門,對流程的具體執(zhí)行情況并不清楚,基于自己的理解或者其他對標企業(yè)的優(yōu)化不見得適合企業(yè)的實際運行情況,應該讓最熟悉流程的部門成為流程的OWNER,他們才是流程優(yōu)化的主要責任部門。
再者,要建立流程監(jiān)控機制。流程的執(zhí)行要有監(jiān)控,既是監(jiān)督流程的執(zhí)行,同時也是對流程在實際運作過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行解讀。在現(xiàn)代企業(yè),強調(diào)流程執(zhí)行無借口,但是這也容易忽視流程執(zhí)行中出現(xiàn)的問題。設置流程監(jiān)控人員,如在新產(chǎn)品開發(fā)流程中設置PQA,就可以及時對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進行分析和主動收集。
還有就是要建立意見反饋渠道。流程執(zhí)行過程中的意見,要有便捷的反饋渠道,如OA、PLM等都是不錯的應用工具,企業(yè)全員進行意見收集。為了鼓勵員工積極參與,反饋的意見要及時回復,同時對于好的意見在必要的情況下可以實施獎勵。
最后,流程的定期優(yōu)化機制必不可少。對于收集的反饋意見流程優(yōu)化部門要定期組織各流程OWNER開展優(yōu)化。
相信通過上述五個方面系統(tǒng)建設流程優(yōu)化管理體系,“不拉馬的士兵”現(xiàn)象必將從企業(yè)消失,從而讓流程更加匹配企業(yè)、更好服務企業(yè),為企業(yè)帶來更大的價值!