在漢捷咨詢公司給企業(yè)做IPD咨詢過程中，經(jīng)常會(huì)被問如下問題：
?“老師，在產(chǎn)品開發(fā)過程中，如果提出了新需求，我們就要提交變更申請嗎？”?“老師，你講的變更是PCR，那么ECR是什么？”?“老師，項(xiàng)目只要發(fā)生變化，就要提交PCR，這個(gè)我理解了，那么，是不是所有的PCR都要公司的管理層進(jìn)行審批？”以上問題都是在進(jìn)行IPD咨詢過程中客戶提出的有關(guān)變更問題，這些企業(yè)基本都是從快速增長的創(chuàng)業(yè)期向規(guī)范化管理過渡。漢捷咨詢顧問們聽到客戶提出這些問題感覺非常正常，說明客戶在認(rèn)真思考，企業(yè)員工結(jié)合實(shí)際工作，開始思考如何通過運(yùn)用學(xué)習(xí)的知識(shí)來處理日常工作。希望通過這篇文章，能給大家答疑解惑。
在答疑之前，我們先將“變更”的定義解釋一下，達(dá)成一致的理解。在項(xiàng)目管理中，變更管理是確保項(xiàng)目適應(yīng)變化并取得成功的關(guān)鍵要素。做過項(xiàng)目的同仁都清楚，項(xiàng)目是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，變化是常態(tài)，不變反而是異常。因?yàn)轫?xiàng)目執(zhí)行過程中，需求和環(huán)境都可能隨時(shí)發(fā)生變化，這些變化都可能對項(xiàng)目的目標(biāo)和交付產(chǎn)生影響。對于這些變化如果沒有有效的管理機(jī)制，項(xiàng)目就可能面臨范圍蔓延、進(jìn)度延誤、資源浪費(fèi)以及利益相關(guān)者不滿等問題。因此，我們才需要對這些變化進(jìn)行管理，也就是變更管理。
解釋了項(xiàng)目變更，那么，我們回答第一個(gè)問題：“項(xiàng)目的需求變化了，我們就要提交變更申請嗎？”。我的回答是：No。如何響應(yīng)變化的需求，是和項(xiàng)目階段相關(guān)。在IPD產(chǎn)品開發(fā)流程中，從接受項(xiàng)目任務(wù)書到產(chǎn)品上市會(huì)被劃分五個(gè)階段，即概念階段、計(jì)劃階段、開發(fā)階段、驗(yàn)證階段以及上市階段。見下圖。
通常PDT團(tuán)隊(duì)當(dāng)PDCP評審?fù)ㄟ^后會(huì)與IPMT簽訂“項(xiàng)目合同”，此時(shí)項(xiàng)目目標(biāo)就會(huì)基線化，也就是在開發(fā)階段，任何對項(xiàng)目目標(biāo)有影響的變化，比如影響項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目周期、項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目成本等，PDT團(tuán)隊(duì)都要向IPMT提出變更申請，由企業(yè)的高層決策：是否響應(yīng)這些變化。從這里我們可以看到，在“開發(fā)階段”，如果出現(xiàn)了變化，對項(xiàng)目目標(biāo)造成影響，那么，就需要提交變更申請。
那么，在TR5之后，也就是進(jìn)入“驗(yàn)證階段”、“發(fā)布階段”，如果新增了需求，我們是否要相應(yīng)這些變化呢？一般這個(gè)階段，漢捷咨詢建議不提倡響應(yīng)這個(gè)新增的需求。因?yàn)?，進(jìn)入驗(yàn)證階段，按照IPD要求，產(chǎn)品的功能、性能都已實(shí)現(xiàn)，如果響應(yīng)新增需求，那么對項(xiàng)目的周期、成本、質(zhì)量會(huì)造成非常大的影響，這會(huì)影響產(chǎn)品及時(shí)上市，如果因此錯(cuò)過市場機(jī)會(huì)窗，這會(huì)對產(chǎn)品的商業(yè)成功帶來明顯的影響。因此，如果產(chǎn)品開發(fā)進(jìn)入這兩個(gè)階段，如果有新需求，一般不會(huì)在本開發(fā)項(xiàng)目中響應(yīng)，而是將該需求轉(zhuǎn)移到下一個(gè)路標(biāo)規(guī)劃的產(chǎn)品來實(shí)現(xiàn)。
那么，在“概念階段”、“計(jì)劃階段”，如果新增了需求，我們該如何做？因?yàn)榇藭r(shí)還沒有到PDCP，也就是項(xiàng)目的范圍、目標(biāo)還沒有“契約化”，此時(shí)有新增需求，項(xiàng)目組會(huì)響應(yīng)該需求，而不需要走變更流程。有的朋友會(huì)問，TR1評審?fù)ㄟ^，不是產(chǎn)品包需求基線化嗎？那么TR1通過后到PDCP階段，新增了需求難道不用提出變更申請嗎？這是一個(gè)非常好的問題。變更管理不就是因?yàn)轫?xiàng)目變化對項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度等造成影響嗎？那么，新增了需求，不就是改變了項(xiàng)目范圍，難道不會(huì)對項(xiàng)目進(jìn)度造成影響嗎？漢捷咨詢認(rèn)為是否走變更流程，還要考慮項(xiàng)目的費(fèi)用，因?yàn)樵诟拍铍A段、計(jì)劃階段，只是投入了人力，花費(fèi)了人工工時(shí)，這種工時(shí)投入與PDCP之后真金白銀的投入相差遠(yuǎn)矣。所以，有人戲稱“概念階段”、“計(jì)劃階段”就是紙上談兵。因此，此時(shí)出現(xiàn)需求變化，主要就是在總體技術(shù)方案、概要設(shè)計(jì)上更改即可，不影響對項(xiàng)目的真實(shí)投入造成浪費(fèi)的。所以，在這兩個(gè)階段，PDT項(xiàng)目組會(huì)接受新增需求，只是項(xiàng)目組內(nèi)部評估即可，不需要提交變更申請。
下面回答第二個(gè)問題。PCR是Project Change Request的縮寫，也就是我們說的“項(xiàng)目變更申請”。通過第一個(gè)問題回答，大家應(yīng)該了解了，在PDCP之后，進(jìn)入“開發(fā)階段”，如果出現(xiàn)了變化，對項(xiàng)目目標(biāo)造成影響，那么需要提交PCR，向IPMT進(jìn)行決策申請。而ECR，是Engineering Change Request縮寫，是“工程變更申請”。在IPD中，產(chǎn)品開發(fā)過了TR5，也就是進(jìn)入“工程階段”，這時(shí)如果項(xiàng)目發(fā)生了變化，就需要提出工程變更。
簡單說，PCR和ECR本質(zhì)是一樣的，都是“變更申請”，只是發(fā)生在不同階段而已。
關(guān)于第三個(gè)問題，這種說法沒有問題，只要過了PDCP，那么出現(xiàn)了變化，對項(xiàng)目目標(biāo)造成影響，那么就要提交變更申請，請企業(yè)高層進(jìn)行決策。但是，在實(shí)際運(yùn)作中，IPD會(huì)給PDT團(tuán)隊(duì)很大的管理權(quán)，PDT對產(chǎn)品的商業(yè)成功負(fù)責(zé)的。另外，隨著企業(yè)做大做強(qiáng)，IPMT就可能沒有那么多的時(shí)間來及時(shí)處理PDT團(tuán)隊(duì)的變更申請。因此，通常會(huì)進(jìn)行授權(quán)，比如如果變化經(jīng)過PDT團(tuán)隊(duì)評估會(huì)造成項(xiàng)目進(jìn)度延期15%以內(nèi)（假定企業(yè)授權(quán)在項(xiàng)目進(jìn)度±15%以內(nèi)，由PDT團(tuán)隊(duì)自行處理）那么這個(gè)變化就由PDT自行決定是否響應(yīng)，當(dāng)然，如果項(xiàng)目進(jìn)度變化超過目標(biāo)的15%以上，仍然要由企業(yè)管理層進(jìn)行決策。
以上是基于IPD思想，回答客戶關(guān)于變更的三個(gè)問題，希望能對大家關(guān)于變更管理有啟發(fā)性的借鑒。通過三個(gè)問題，簡單介紹一下變更管理。如果大家還有其他關(guān)于變更管理的問題，可以繼續(xù)開帖進(jìn)行解答。
注：有的朋友看變更管理介紹，會(huì)看到CCB（Change Control Board，變更控制委員會(huì)）這個(gè)決策組織進(jìn)行變更決策。其實(shí)這個(gè)組織也是由公司的管理層構(gòu)成。在IPD輔導(dǎo)過程，漢捷咨詢發(fā)現(xiàn)企業(yè)規(guī)模沒有那么大，組織結(jié)構(gòu)沒有那么復(fù)雜時(shí)，那么由IPMT直接進(jìn)行變更決策，效率更高。因此，上面答疑是由IPMT進(jìn)行變更決策。