先講一個小故事：
一個晚上，有個人在路燈下找東西。
路人問：“你在找什么？”
他說：“在找鑰匙。”
路人又問：“你在什么地方丟的鑰匙？”
他回答：“在家門口?！?/span>
“那為什么不在家門口找？”路人好奇地問。
? ? ? ?“因?yàn)榧议T口沒有燈?！?/span>
作為漢捷顧問，在長期的研發(fā)管理咨詢工作中發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)管理者如同路燈下找鑰匙的人一樣，明明是管理出了問題，不在管理上下功夫解決問題，而是寄希望于買個工具來解決問題。當(dāng)然花錢買工具要比轉(zhuǎn)變管理理念、學(xué)習(xí)和掌握管理方法要容易，但問題的關(guān)鍵是，路燈下沒有鑰匙，在路燈下找鑰匙只會一無所獲。
工具就是工具，不能替代思想和方法，一些企業(yè)在沒有理順業(yè)務(wù)流程，先引入了工具，結(jié)果白白花費(fèi)了工具的費(fèi)用和工具推廣的費(fèi)用。例如，某個組織項(xiàng)目管理混亂，買了價格昂貴的RPM（IBM出的一種項(xiàng)目管理工具），RPM又不會為項(xiàng)目制定合理的計(jì)劃、進(jìn)行有效的項(xiàng)目監(jiān)控，最后該工具只是成立工時填報(bào)工具，用于統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目成本。還有個企業(yè)，軟件需求一直是項(xiàng)目的非常薄弱的環(huán)節(jié)，然后就買了一個著名的需求管理工具DOORS，但是他們基本上連需求文檔都沒有，DOORS也不會幫助他們挖掘需求、寫文檔，結(jié)果昂貴DOORS一直閑置，軟件需求問題也沒有什么改觀。
當(dāng)一個企業(yè)先進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理，并經(jīng)過一段運(yùn)行趨于穩(wěn)定時，可能會發(fā)現(xiàn)某些環(huán)節(jié)需要工具做支持，原有的模板或小工具已不能滿足要求，這時可以考慮引入大型的工具，比如一些項(xiàng)目管理工具，集成了項(xiàng)目計(jì)劃和監(jiān)控；或者測試工具，管理測試計(jì)劃、用例、缺陷等等。此時，工具的需求是非常明確的，更有可能選擇一個適合業(yè)務(wù)流程的工具，有了合適的工具會有助于流程的運(yùn)行，工具不再成為了擺設(shè)。
當(dāng)一個企業(yè)陸陸續(xù)續(xù)引入一些工具之后，再加上組織原有一些工具，如ERP、OA等，就產(chǎn)生了新的問題：不同工具所包含的信息有重疊部分，如何保證信息的一致性？有的工具需要另一個工具為它提供某些信息，那么二者二者能否互通、并且信息的格式是雙方都可識別的？當(dāng)有人、特別是管理層需要一些綜合性的信息時，是否能方便地通過一個視圖就能展示出，還是要到各個工具中分別查看？這樣，每個工具局部用起來都很順，但從企業(yè)全局來看，每個工具都是一個個信息孤島。
因此，工具的引入在最初就要進(jìn)行很好的策劃，保證一系列工具是個有機(jī)的整體。近些年，叫企業(yè)架構(gòu)（Enterprise Architecture）的概念被提出來， 其作用是將跨企業(yè)的、以及企業(yè)內(nèi)部的流程、工具優(yōu)化成為一個集成的環(huán)境，確保有效地管理企業(yè)信息，走出信息孤島。
綜上，先引入工具之所以會失敗是因?yàn)楸灸┑怪?，本來?yīng)該是讓工具支撐流程、方便流程的運(yùn)轉(zhuǎn)，而不是流程去適用工具。工具的引入要系統(tǒng)地規(guī)劃，確保整個組織信息是兼容互通的，避免信息孤島的產(chǎn)生。
最后再講一個小故事：
從前有一天，一個人找到裁縫列維，因?yàn)樗犝f列維能做出便宜的民族服飾。衣服做好了，這個人試了試，發(fā)現(xiàn)衣服根本不合身。
“看，”他說， “上衣后擺太長了。”
“沒問題，”列維回答，并指導(dǎo)他怎樣弓起后背以把上衣松弛的部分挺起來。
“那右邊袖子怎么辦？長了三英寸?！?/span>
“沒問題，”列維重復(fù)道，并給他示范怎樣斜著身子伸長右臂以使得袖子合適。
“那褲子怎么辦？左腿太短了”。
“沒問題，”列維第三次說道，并上前教他怎樣提起大腿，這樣盡管走路跛得厲害，可是衣服看起來合身了。
沒有太多的抱怨，這個人蹣跚著走上街頭。有個陌生人叫住他問：“打擾一下，我想知道，你穿的是新衣服嗎？”
這個人很高興有人注意他的新衣服，“是的，為什么這么問？”
“哎，我正準(zhǔn)備做套新衣服。誰給你做的？”
“列維，沿著這條街一直走?！?/span>
“好的，非常感謝。我真應(yīng)該找列維為我做衣服?！?/span>
“為什么？”
“能為你這樣的瘸子做出這么合適的衣服，更別說我了，他可真是個天才！”陌生人說著就匆匆離去了。